В данном разделе описан процесс рассылки электронных писем. Следуя инструкциям, вы сможете легко и быстро осуществить рассылку.
Для удачной рассылки электронных писем необходимо правильно указать параметры почтового сервера для отсылки (SMTP-сервера). Крайне рекомендуется использовать для рассылки какой нибудь "платный" сервер. Сервер провайдера. Бесплатные сервера (mail.ru, google.com и т.п.) как правило всегда в состав пользовательского соглашения включают пункт, в котором предупреждают что будут без предупреждения запрещать любую рассылку которую они воспримут как спам. Такие же санкции может применить и ваш провайдер в случае если ваша рассылка преобретёт совсем угражающие размеры (например сотни тысяч писем каждый день). Оставляем решение этих вопросов с провайдером на ваше усмотрение. Далее даются инструкции по настройке параметров выбранного вами сервера.
В главном меню программы откройте пункт «Сервис | Настройка электронной почты». Заполните данную форму так, как указано в настройках вашего почтового клиента (MS Outlook, TheBat и т.п.). Нестандартный порт (стандартный - 25) можно указать через двоеточие после имени сервера, например mail.udm.ru:24
- В разделе «Контрагенты» укажите в свойствах отправителя электронный адрес.
Выделите контрагентов, которым будете отправлять письма. У всех получателей должны быть указаны электронные адреса
Для выбора записей используйте комбинации клавиш или фильтр.
Для быстрого поиска можно воспользоваться фильтром. Он находится на панели инструментов в каждом разделе. Параметры поиска можно выбрать стандартные, либо создать собственные.
Для создания собственного фильтра:
1. Выберите в фильтре пункт «Редактор фильтров»;
2. Нажмите «Добавить»;
3. Нажмите «Добавить условие»;
4. В «параметрах» укажите значение;
5. Выберите условие:
«Указать при вызове фильтра». В этом случае точное значение указывается при вызове фильтра.
«Указать точное значение». В этом случае точное значение нужно указать из предложенных ниже вариантов.
6. Нажмите «Добавить условие»;
7. В поле «Название фильтра» укажите наименование;
8. Нажмите «Сохранить фильтр»;
9. Нажмите «Применить». Перед вами появится список записей с заданными вами параметрами.
Созданный фильтр сохраняется в настройках вместе со стандартными. Для его повторного применения откройте меню фильтра и нажмите на него.
-
После выделения строк нажмите кнопку
«Добавить к рассылке ->» на панели инструментов.
В появившемся окне «Добавить к рассылке» создайте новую рассылку или добавьте контрагентов к уже существующей рассылке.
Если вы создаете новую рассылку, выберите на форме пункт «Создать новую рассылку». Укажите название рассылки и выберите отправителя, нажав «Выбрать». Отметьте галочкой «Электронная рассылка». После заполнения полей нажмите «Создать».
-
После создания рассылки откроются свойства. Заполните
в разделе «Электронные письма» поля «Тема писем» и «Текст писем».
Утверждение рассылки.
Утверждать рассылку следует после того, когда проверено, что правильно выбраны получатели и отправители, верны их e-mail-ы, верное количество писем, правильно отредактирована тема и текст письма и т.п.
Для утверждения рассылки выделите рассылку и в главном меню программы выберите «Операции» пункт «Утверждено». Для контрагентов, указанных в рассылке будут созданы письма в соответствующем разделе.
Перейдите в раздел «Письма».
ВНИМАНИЕ! программа отправляет разом все электронные письма которые отмечены как утверждённые. Если вы утвердили всю рассылку то все письма входящие в рассылку отмечаются как утверждённые. Также можно вручную утверждать письма либо снимать отметку об утверждении, пользуясь командами контекстного меню.
Убедившись что нужные письма утверждены на отправку, нажмите «Отправить все E-mail». При этом начёнтся отправка всех писем, у которых стоит галочка в столбцах «Электронное», «Утверждено», и не стоит в «Отправлено».
В открывшемся окне указывается, сколько писем готово на отправку. Нажмите «Отправить». В ходе процесса в «журнале выполнения» записываются комментарии об отправке каждого письма. По завершению процесса в окне указывается, сколько писем отправилось удачно и у скольких возникли проблемы. Ознакомьтесь с возникшими проблемами, исправьте ошибки и попробуйте отправить письма снова.
После электронной рассылки можно просмотреть отчет, который обычно находится: «C:\Program Files\RussianIT\ПечатьКонвертов\PrintEnvelopePro.log». Открыть этот файл можно с помощью текстового редактора («Блокнот»).
В свойствах каждого письма также сохраняется история его отправки.
